La obligación ya existe, pero el cambio está en cómo se registra
El punto clave no es que nazca ahora la obligación de fichar. El registro diario de jornada ya está en el Estatuto de los Trabajadores desde 2019 y exige anotar el horario concreto de inicio y fin de cada jornada.
Lo que vuelve al primer plano es el desarrollo reglamentario para que ese registro sea digital, objetivo, fiable y accesible. El Plan Anual Normativo 2026 incluye expresamente un real decreto del Ministerio de Trabajo para desarrollar el Estatuto en materia de registro de jornada.
Para un autónomo con empleados, una tienda, un bar, una clínica, una asesoría pequeña o una empresa familiar, esto significa revisar si el sistema actual aguantaría una inspección. Una hoja firmada al final del mes o un Excel corregible pueden quedarse cortos si el texto definitivo mantiene la línea del borrador.
Qué tendría que preparar un negocio si se aprueba
El borrador oficial del real decreto plantea que todas las empresas garanticen el registro diario por medios digitales. También exige que cada asiento lo haga la persona trabajadora de forma personal, directa e inmediata al empezar y terminar cada situación que deba registrarse.
El sistema debería recoger, como mínimo, identificación del trabajador, tipo de jornada, hora y minuto de inicio y fin, pausas que no sean tiempo efectivo de trabajo, jornada presencial o a distancia, horas ordinarias, extraordinarias o complementarias, tiempos de espera y modificaciones realizadas.
La letra pequeña está en la operativa diaria. No basta con contratar una aplicación y olvidarse. El negocio tendrá que pensar quién gestiona incidencias, cómo se corrigen errores, cómo se documentan pausas, cómo se tratan los datos personales y qué pasa con empleados a tiempo parcial, turnos partidos, teletrabajo o cambios de horario de última hora.
El coste no está solo en el software
Para muchos pequeños negocios, el impacto práctico será una mezcla de coste, tiempo y orden interno. Puede haber una cuota de software, adaptación de procesos, formación mínima al equipo y coordinación con la gestoría laboral.
Aquí conviene no mirar solo el precio mensual de la herramienta. Un sistema barato que luego no permita extraer copias, identificar modificaciones o responder rápido a Inspección puede salir caro en tiempo y riesgo. Del mismo modo que se comparan bancos para autónomos o bancos para pequeñas empresas, también habrá que comparar proveedores de gestión laboral con lupa.
En comercios y hostelería, además, el registro horario se cruza con turnos, picos de trabajo, cierres, aperturas, descansos y cobros. Si el negocio ya está revisando herramientas de cobro o TPV, tiene sentido mirar el paquete completo de gestión: banco, cobros, nóminas, fichaje y documentación laboral.
La Inspección y los datos serán el punto sensible
La normativa vigente ya obliga a conservar los registros durante cuatro años y a tenerlos disponibles para trabajadores, representantes legales e Inspección. El borrador del nuevo real decreto va más allá y regula derechos de acceso, consulta y copia del registro.
También prevé que la empresa elabore un protocolo de organización y documentación del registro de jornada. Ese punto puede ser especialmente importante en pequeños negocios donde muchas cosas se hacen “como siempre” y no por escrito.
El riesgo para el autónomo no está solo en la multa. Está en no poder acreditar bien la jornada real, las horas extra, las pausas o la parcialidad de un contrato. La LISOS ya considera infracción grave la transgresión de las normas sobre jornada, horas extraordinarias, descansos y registro de jornada, con sanciones graves que actualmente pueden ir de 751 a 7.500 euros.
Por eso, antes de agosto la preparación sensata no es correr a comprar cualquier sistema, sino revisar el método actual, preguntar a la gestoría, ordenar turnos, comprobar contratos a tiempo parcial y dejar claro cómo fichará cada empleado. Si el real decreto se aprueba y se publica en el BOE, el margen de adaptación puede ser el detalle que marque la diferencia entre llegar a tiempo o improvisar mal.
