La multa máxima no ha cambiado, pero el riesgo sí ha subido
El dato importante no es que hoy exista una nueva sanción más alta para todas las pymes. La multa máxima vigente por una infracción grave en materia de jornada sigue en 7.500 euros, según la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social. Lo que se ha disparado es la presión inspectora y el importe total sancionado.
La Inspección detectó en 2025 14.728 infracciones relacionadas con el tiempo de trabajo, con 252.500 trabajadores afectados. El volumen de sanciones pasó de 5,3 millones en 2018 a 15,7 millones en 2025. Para una pequeña empresa, esto no es teoría laboral: es caja, nómina, organización y tranquilidad.
El error habitual está en pensar que “fichar” es suficiente. No lo es. La empresa debe poder demostrar hora concreta de inicio y finalización, conservar los registros durante cuatro años y tenerlos disponibles para la plantilla, sus representantes y la Inspección. Si el registro no cuadra con la jornada real, la nómina o los descansos, el problema ya no es administrativo: puede acabar en sanción y en reclamaciones de horas.
Qué deben revisar las pymes con empleados
La primera revisión es sencilla: comprobar si cada trabajador registra su jornada real cada día. No vale tener horarios teóricos, cuadrantes genéricos o una hoja que se rellena a final de mes con todas las entradas y salidas iguales. Eso puede parecer ordenado, pero suele ser lo contrario: un registro demasiado perfecto levanta preguntas.
La segunda está en las horas extra. Si una persona trabaja por encima de su jornada ordinaria, debe quedar claro si ese exceso se paga o se compensa con descanso. El Estatuto de los Trabajadores fija que las horas extraordinarias no pueden pagarse por debajo del valor de la hora ordinaria y, si no hay pacto, deben compensarse con descanso dentro de los cuatro meses siguientes.
La tercera revisión afecta a los contratos a tiempo parcial, turnos, teletrabajo, pausas y cambios de horario. En esos casos, un descuadre pequeño repetido muchas veces puede terminar siendo grande. Para el autónomo con empleados, la clave no está en contratar una app bonita, sino en tener un sistema que refleje lo que pasa de verdad en el negocio.
La reforma fallida iba mucho más lejos
Trabajo intentó endurecer el sistema dentro del proyecto de reducción de jornada a 37,5 horas. Ese texto planteaba que, en caso de ausencia de registro o falseamiento de datos, la infracción se computara por cada persona trabajadora afectada. También elevaba la horquilla de determinadas infracciones graves hasta 10.000 euros.
Ese cambio no está en vigor. El Congreso devolvió el proyecto al Gobierno en septiembre de 2025, por lo que la individualización de multas por trabajador no forma parte del régimen actual. Este matiz es importante: una pyme no debe hacer números como si esa sanción ya estuviera aprobada, pero tampoco debería ignorar hacia dónde apunta la discusión.
El Ministerio de Trabajo sí mantiene la idea de reforzar el registro horario con un sistema más digital, trazable y accesible. Si sale adelante por vía reglamentaria, el gran cambio práctico no será solo el soporte. Será la facilidad para comprobar descuadres sin depender de una visita presencial. Para un pequeño negocio, eso obliga a revisar ahora si su sistema deja rastro de cambios, identifica a cada trabajador y permite extraer la información sin improvisar.
El coste real puede ir más allá de la sanción
Una multa duele, pero no siempre es el único coste. Si hay horas no pagadas, pueden aparecer reclamaciones salariales, diferencias de cotización, conflictos con la plantilla y tiempo perdido preparando documentación. La liquidez manda: una pyme puede sobrevivir a muchos sustos, pero encadenar sanción, atrasos y asesoría laboral en el mismo mes no es ninguna broma.
Aquí conviene mirar el registro horario como se miran otros costes fijos del negocio. Igual que una empresa compara su cuenta, sus tarjetas o sus transferencias cuando revisa la operativa bancaria —por ejemplo, con una guía de mejores bancos para pequeñas empresas—, también debe saber cuánto le cuesta no tener bien atado el cumplimiento laboral.
Para autónomos con plantilla, el repaso debe ser todavía más práctico. Si el negocio ya está ordenando cobros, pagos y nóminas, puede tener sentido revisar también la cuenta profesional y los servicios asociados, como se hace al comparar bancos para autónomos. Pero el banco no arregla un registro horario mal llevado: eso depende del sistema interno y de que la plantilla lo use bien.
El autónomo sin empleados no está obligado por esta norma respecto a sí mismo. El foco está en empresas y autónomos empleadores. Y ahí la pregunta útil no es si habrá una reforma mañana, sino si hoy el negocio puede enseñar registros fiables, coherentes con las nóminas y defendibles ante una inspección.
Revisar el registro horario antes de que llegue el requerimiento es una forma barata de evitar un problema caro. Inicio, salida, pausas, horas extra, compensaciones, cambios y conservación durante cuatro años. Si todo eso está claro, el negocio duerme mejor. Si no lo está, conviene corregirlo antes de que lo corrija otro.
