El calendario de adaptación de los sistemas informáticos de facturación ya no apunta a 2026, sino a 2027. Las sociedades sujetas al Impuesto sobre Sociedades deberán tener sus sistemas adaptados antes del 1 de enero de 2027 y el resto de obligados, entre ellos muchos autónomos, antes del 1 de julio de 2027. La ampliación quedó recogida en el Real Decreto-ley 15/2025, que modificó los plazos del Real Decreto 1007/2023.
La idea de fondo es sencilla: Hacienda quiere que los programas que soportan la facturación garanticen que los registros no se puedan borrar, alterar o rehacer sin dejar rastro. Para una pyme, eso convierte una revisión técnica en una decisión de negocio: seguir con un software viejo puede salir caro si no permite acreditar trazabilidad, conservación e inalterabilidad.
Qué cambia para una pyme que factura con programas antiguos
El Reglamento afecta a quienes desarrollan actividades económicas y usan sistemas informáticos de facturación. Incluye contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades, personas físicas con actividad económica, no residentes con establecimiento permanente y entidades en atribución de rentas. También alcanza a productores y comercializadores de estos sistemas. Quedan fuera, con matices, quienes llevan los libros registro a través del SII y algunos supuestos específicos.
La clave no está en si el programa “funciona”, sino en si cumple. El software debe generar registros de facturación íntegros, conservables, accesibles, legibles, trazables e inalterables. Además, debe tener capacidad de remitir electrónicamente esos registros a la Administración tributaria de forma segura y automática.
Para el negocio pequeño, esto obliga a mirar lo que muchas veces se deja para el final: versión del programa, contrato de mantenimiento, declaración responsable del proveedor, copias de seguridad, usuarios con permisos para modificar facturas, posibilidad de anular sin rastro y compatibilidad con futuras obligaciones de factura electrónica. No basta con que “la asesoría lo lleve”. La responsabilidad de facturar correctamente sigue siendo del negocio.
La letra pequeña: no es solo cambiar de programa
El Real Decreto 1007/2023 también modificó el Reglamento de facturación para añadir, en determinados casos, un código QR en las facturas expedidas mediante estos sistemas. La Orden HAC/1177/2024 desarrolló aspectos técnicos como registros, huella o “hash”, firma, declaración responsable y requisitos del sistema.
Aquí hay una confusión habitual: VERIFACTU y factura electrónica B2B no son exactamente lo mismo. VERIFACTU se centra en los sistemas informáticos de facturación y en la trazabilidad de los registros. La factura electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales va por el Real Decreto 238/2026 y tendrá aplicación efectiva según una orden ministerial de desarrollo: 12 meses para quienes superen 8 millones de euros de operaciones y 24 meses para el resto, contados desde la entrada en vigor de esa orden.
Por eso conviene evitar compras rápidas solo por miedo. Una pyme debe comprobar si el proveedor cubre ambos frentes: los requisitos antifraude del sistema de facturación y la futura factura electrónica B2B. En negocios con tienda física, ecommerce u hostelería, también hay que revisar cómo encajan caja, TPV, tickets, facturas simplificadas y programa contable. Si el punto débil está en los cobros, puede ayudar comparar opciones de TPV para negocios antes de tocar toda la operativa.
Qué debe revisar antes de que llegue el plazo
Lo primero es pedir al proveedor una respuesta clara: si el programa está adaptado al Real Decreto 1007/2023, qué versión lo cumple, dónde consta la declaración responsable y cómo se gestionan anulaciones, rectificaciones, registros y exportaciones. Si la respuesta es vaga, mala señal.
Lo segundo es revisar el flujo real de facturación. No factura igual una consultora que emite diez facturas al mes que una tienda con cientos de tickets, devoluciones, cierres de caja y ventas con tarjeta. Para un pequeño negocio, el coste real no está solo en la licencia mensual: también cuenta la migración de datos, la formación, la integración con asesoría, el soporte y el tiempo que se pierde si el cambio se hace tarde.
Lo tercero es ordenar la parte bancaria y de cobros. La factura no vive sola: afecta a cuándo cobras, cómo concilias ingresos y cómo preparas IVA, libros registro y previsiones de caja. Quien esté revisando toda la operativa financiera puede mirar también una comparativa de bancos para pequeñas empresas o de bancos para autónomos, pero sin mezclarlo con una decisión urgente de software.
El riesgo no es solo técnico: también puede haber sanciones
La Ley General Tributaria prevé sanciones para sistemas informáticos que no cumplan las especificaciones exigidas. Para proveedores, la multa puede alcanzar 150.000 euros por ejercicio y por cada tipo de sistema en determinados supuestos. Para usuarios, la tenencia de sistemas no debidamente certificados, cuando deban estarlo, puede sancionarse con 50.000 euros por ejercicio.
El mensaje práctico es claro: la prórroga hasta 2027 da margen, pero no convierte el asunto en algo lejano. Cambiar un programa de facturación con prisas suele salir peor: errores de migración, facturas mal configuradas, integración rota con la asesoría y dudas justo cuando toca declarar.
Para una pyme, la revisión sensata empieza ahora: confirmar proveedor, versión, declaración responsable, costes de adaptación, soporte y encaje con factura electrónica B2B. El susto no vendrá por tener un programa antiguo, sino por descubrir tarde que no sirve para facturar bajo las nuevas reglas.
