La factura electrónica obligatoria ya no está solo en el terreno de “algo que llegará”. La publicación de la Orden HAC/1028/2026, que regula la solución pública de facturación electrónica, pone en marcha el cómputo de plazos previsto para que el sistema sea exigible. La orden se publicó en el BOE el 5 de octubre de 2026 y entró en vigor el 6 de octubre de 2026.
La clave para empresas y autónomos está en dos fechas: 6 de octubre de 2027 y 6 de octubre de 2028. La primera afecta a quienes superen los 8 millones de euros de volumen de operaciones. La segunda, al resto de empresarios y profesionales, donde entran muchos autónomos, pequeños negocios y pymes.
Las dos fechas que empiezan a contar desde ahora
El calendario queda escalonado. Los empresarios y profesionales cuyo volumen de operaciones haya excedido de 8 millones de euros durante el año natural anterior tendrán 12 meses desde la entrada en vigor de la orden. En la práctica, la fecha que deben marcar es el 6 de octubre de 2027.
Para el resto, el plazo será de 24 meses. Eso sitúa la aplicación efectiva en el 6 de octubre de 2028. Para muchos autónomos, esta es la fecha importante, pero conviene no leerla como una excusa para dejarlo todo para el final. Cambiar la forma de facturar no se improvisa en una tarde.
La factura electrónica obligatoria afecta a operaciones entre empresarios y profesionales. No es lo mismo que mandar un PDF por correo. Hablamos de facturas en formato electrónico estructurado, transmitidas y recibidas dentro del sistema previsto por la norma. Para el autónomo, la pregunta no es solo “cuándo entra”, sino si su programa de facturación, su gestoría y sus clientes van a estar preparados.
A quién afecta y qué operaciones quedan fuera
La obligación se aplica cuando un empresario o profesional debe expedir y entregar factura por operaciones de su actividad y el destinatario también es empresario o profesional con sede, establecimiento permanente, domicilio o residencia habitual en España. Es decir, el foco está en las relaciones B2B, no en la venta ordinaria a consumidores finales.
Aquí hay una letra pequeña importante: se exceptúan las operaciones documentadas mediante facturas simplificadas, salvo las facturas simplificadas cualificadas. Traducido al negocio diario: no debe leer esta norma igual una consultoría que factura todos los meses a empresas que un comercio que emite tickets simplificados a particulares. Pero un comercio también puede verse afectado cuando facture a otra empresa con factura completa.
La norma también permite que el Ministerio de Economía, Comercio y Empresa pueda excluir otras operaciones mediante orden ministerial si lo considera necesario para el funcionamiento de un sector. De momento, ese punto debe vigilarse, porque puede introducir matices para actividades concretas.
No es solo cambiar el PDF: cambia el circuito de facturación
El sistema español combinará plataformas privadas de intercambio de facturas electrónicas y una solución pública de facturación electrónica gestionada por la Agencia Tributaria. Quien no haya pactado con sus proveedores un punto de recepción en una plataforma privada se entenderá que opta por la solución pública.
La solución pública tendrá carácter gratuito para los usuarios, pero eso no significa que toda la adaptación vaya a salir gratis. El coste real puede estar en el software, la integración con la gestoría, la formación del equipo, la conciliación de cobros o el tiempo dedicado a ordenar clientes y proveedores. La clave está en no comprar a ciegas una herramienta solo porque lleve la etiqueta de “factura electrónica”.
Además, si se usa una plataforma privada y no la solución pública para emitir, el sistema deberá remitir una copia electrónica fiel a la solución pública en la sintaxis prevista. La orden también concreta elementos técnicos como el uso de UBL en la solución pública y el funcionamiento de comunicaciones, copias, pagos y estados de factura.
La parte que puede afectar a la caja: estados, pagos y morosidad
La factura electrónica no solo cambia el formato. También mete más trazabilidad en el ciclo de cobro. Los destinatarios deberán informar sobre estados como la aceptación o rechazo comercial de la factura y el pago efectivo completo. La norma fija, con carácter general, un plazo máximo de cuatro días naturales, excluyendo sábados, domingos y festivos nacionales, desde que se produce el estado informado.
Esto importa porque la medida nace ligada a la lucha contra la morosidad. Para un pequeño negocio, saber cuándo se acepta una factura, cuándo vence y cuándo se paga no es un detalle administrativo: afecta a caja, previsión de tesorería y capacidad para pagar IVA, nóminas, cuota de autónomos o proveedores.
Hay otro matiz relevante: para empresarios y profesionales personas físicas o entidades en régimen de atribución de rentas en IRPF con volumen de operaciones igual o inferior a 8 millones de euros, la obligación de informar ciertos estados de factura se retrasa 12 meses desde la fecha en que produzca efectos para el grupo general. Antes de esa fecha, ese suministro tendrá carácter voluntario.
Qué conviene revisar antes de que llegue la fecha
Lo primero es separar dos trabajos. Uno es cumplir con la factura electrónica obligatoria. Otro es ordenar la gestión real del negocio: cómo se emite, quién revisa las facturas, cómo se comunican rechazos, cómo se controla el vencimiento y cómo se concilian los cobros.
Los autónomos que ya estén reorganizando su operativa financiera pueden aprovechar para revisar también la cuenta desde la que cobran y pagan. No porque la factura electrónica obligue a cambiar de banco, sino porque una mala conciliación puede convertir un trámite digital en más trabajo. En ese punto puede tener sentido comparar los mejores bancos para autónomos o, en el caso de sociedades y negocios con más estructura, revisar opciones de bancos para pequeñas empresas.
También conviene no mezclar esta obligación con VERI*FACTU. Hacienda ha publicado una nota informativa en la que prevé aplazar obligaciones pendientes del Reglamento de sistemas informáticos de facturación hasta octubre de 2028 para alinearlas con la factura electrónica de pymes y autónomos. Pero esa comunicación habla de una previsión de modificación: antes de publicar, hay que comprobar si esa modificación normativa ya está aprobada.
El mensaje práctico es claro: no hace falta entrar en pánico, pero tampoco conviene esperar al último trimestre. Antes de contratar software, lo sensato es comprobar si el proveedor soportará el nuevo sistema, si habrá costes adicionales, cómo se integrará con la gestoría y qué hará el negocio cuando un cliente o proveedor use una plataforma distinta.
