En sus preguntas frecuentes sobre los sistemas informáticos de facturación, la AEAT responde de forma expresa a un caso muy concreto: qué pasa si en 2027 una empresa cambia a un software adaptado y conserva el programa anterior solo porque allí guarda el histórico de facturas.
La respuesta oficial es que no necesariamente hay que eliminarlo. Según ese criterio, conservar la base de datos para guardar o consultar facturas antiguas podría no vulnerar la norma, siempre que con ese programa ya no se puedan expedir nuevas facturas.
Eso cambia bastante el enfoque con el que muchos negocios estaban afrontando la migración. El temor no era solo adaptarse a VeriFactu, sino perder años de facturas, clientes y registros si el programa antiguo debía desaparecer por completo.
Cuándo puede haber sanción y qué fechas deben mirar autónomos y empresas
La propia AEAT recuerda en esas mismas FAQ que la Ley General Tributaria prevé una sanción de 50.000 euros por ejercicio por la tenencia de sistemas no certificados cuando deban estarlo. Pero añade una precisión importante: esa “tenencia” debe entenderse vinculada a la funcionalidad de facturación.
Traducido a la práctica, el riesgo no está en conservar un archivo histórico. El problema aparece si, una vez llegue la obligación, el negocio mantiene un programa no adaptado que sigue teniendo capacidad para emitir facturas. En ese caso, su mera tenencia sí podría ser sancionable, previa valoración del comportamiento del obligado y de su responsabilidad.
Los plazos también importan. La AEAT fija el 1 de enero de 2027 para los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y el 1 de julio de 2027 para el resto de obligados tributarios incluidos en el reglamento, entre ellos muchos autónomos.
Qué recomienda Hacienda antes de cambiar de programa
La recomendación más prudente de la Agencia Tributaria es exportar los registros del sistema antiguo. Así, el negocio puede conservar la información que necesita sin depender de un programa que, llegado el momento, no debería seguir funcionando como sistema de facturación.
La AEAT también plantea consultar al fabricante por si existe una versión adaptada al reglamento. Si no la hay, el negocio puede valorar otro software compatible o incluso la aplicación gratuita de facturación de la AEAT, siempre que cubra sus necesidades reales.
Para muchos pequeños negocios, esa aclaración llega a tiempo. No obliga a borrar de golpe todo el pasado, pero sí deja una advertencia muy clara: el programa anterior solo puede sobrevivir como almacén o consulta del histórico, no como una segunda vía para seguir facturando al margen del nuevo marco.
Qué debería revisar ahora un negocio para no equivocarse
La primera comprobación no es si el software viejo se puede abrir, sino si todavía permite emitir facturas. Si la respuesta es sí, conviene hablar con el proveedor para desactivarlo, actualizarlo o migrar el histórico antes de la fecha que corresponda.
La segunda es más operativa: confirmar que el nuevo sistema cumple con el reglamento y que el traslado del histórico queda bien resuelto. Quien esté aprovechando este cambio para revisar toda la operativa del negocio puede comparar también las mejores cuentas para autónomos, las mejores cuentas para pequeñas empresas o los mejores neobancos para empresas.
La aclaración de la AEAT, en todo caso, despeja una confusión importante. No se trata de borrar el historial, sino de asegurarse de que el software antiguo deja de ser, a efectos prácticos, un programa con el que se pueda seguir facturando cuando VeriFactu ya sea obligatorio.
